POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y USO DE IMAGEN

IGLESIA EPISCOPAL EN COLOMBIA

CAPITULO I – DECLARACIONES PRELIMINARES

ARTÍCULO 1 – DECLARACIÓN PRELIMINAR: En virtud de lo establecido en los artículos 15 y 20 de la Constitución Política de Colombia, la Ley Estatutaria 1266 de 2008, el artículo 9º de la Ley Estatutaria 1581 de 2012, los artículos 5, 6 y 7 del Decreto 1377 de 2013, y el capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 en su sección 3, se establece la creación de la presente política con base en los criterios normativos que garantizan la protección del habeas data, la intimidad personal y el buen nombre, así como otros derechos que asisten a los titulares de la información, como son el derecho a conocer, actualizar y rectificar la información que se haya recogido sobre ellos en bases de datos y archivos de entidades tanto públicas como privadas. Por lo tanto, la IGLESIA EPISCOPAL EN COLOMBIA (en adelante, «la Iglesia») adopta esta política para regular la responsabilidad que le corresponde en el manejo de datos personales, asegurando que el tratamiento de la información que recolecte, adquiera, distribuya, almacene, publique, proteja o suprima se realice conforme a la legislación y jurisprudencia vigente, respetando los derechos de todas las iglesias, así como de obispos, reverendos, empleados, proveedores, contratistas y partes interesadas.

ARTÍCULO 2 – DEFINICIONES: A fin de tener presente el marco conceptual que regirá el desarrollo de la presente política. Tangasen de presente las siguientes definiciones:

Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para que la Iglesia lleve a cabo el tratamiento de datos personales, incluyendo la captura y publicación de su imagen.

Aviso de privacidad: Comunicación verbal, escrita o electrónica generada por el responsable, dirigida al titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales, incluyendo la captura de fotografías y video en espacios eclesiásticos.

Base de Datos: Conjunto organizado de datos que son objeto de tratamiento por parte de la Iglesia. Las bases de datos pueden estar en formatos tales como: cualquier medio digital, papel, video, registros biométricos, bancos de imágenes fotográficas, etc.

Bases de datos manuales: Son los archivos cuya información se encuentra organizada y almacenada de manera física.

Bases de datos automatizadas: Aquellas que se almacenan y administran en herramientas informáticas.

Dato personal: Información vinculada a una persona y que permite su identificación. Por ejemplo, su documento de identidad, el lugar de nacimiento, estado civil, edad, lugar de residencia, trayectoria académica, laboral, o profesional, así como su imagen, rostro y voz en fotografías o videos. Existe también información más sensible como el estado de salud, características físicas, ideología política, vida sexual, etc.

Dato público: Es el que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio ya su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.

Dato sensible: Son aquellos que afectan la intimidad del titular o pueden dar lugar a que lo discriminen, es decir, aquellos que revelan su origen racial o étnico, su orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos (incluyendo rasgos faciales reconocibles en fotografías), etc.

Dato semiprivado: Son los que no tienen naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo al titular sino a cierto sector o a la sociedad en general. Los datos financieros y crediticios de la actividad comercial o de servicios, son algunos ejemplos.

Dato privado: Es el que por su naturaleza íntima o reservada solo es relevante para el titular. Los gustos o preferencias de las personas, por ejemplo, corresponden a un dato privado.

Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, que realiza el tratamiento de datos personales, a partir de una delegación que le hace el responsable, recibiendo instrucciones acerca de la forma en la que deberán ser administrados los datos.

Habeas Data: Es el derecho fundamental que tiene toda persona para conocer, actualizar y rectificar toda aquella información que se relacione con ella y que se recopile o almacene en bancos de datos. (Artículo 15 de la Constitución Política de Colombia y desarrollado en la Ley 1266 de 2008.)

Política: Conjunto de orientaciones o directrices que rigen la actuación de una persona o entidad en un asunto o campo determinado.

Responsable del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que decide sobre la finalidad de las bases de datos y/o el tratamiento de los mismos.

Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.

Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como, la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.

Transferencia: Se trata de la operación que realiza el responsable o el encargado del tratamiento de los datos personales, cuando envía la información a otro receptor, que, a su vez, se convierte en responsable del tratamiento de esos datos.

Transmisión: tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

CAPITULO II – PRINCIPIOS

ARTÍCULO 3 – PRINCIPIOS: Para la correcta interpretación e implementación de la presente política, se tendrán en cuenta los siguientes principios:

PRINCIPIO DE VERACIDAD: La información suministrada por los fieles, clero, aspirantes a empleados, empleados, proveedores, aliados estratégicos y cualquier otro tipo de tercero vinculado debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe la entrega por parte del titular de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan en error, pues con el conocimiento de la presente política la Iglesia se exime de cualquier responsabilidad de índole civil, comercial, penal y administrativo.

PRINCIPIO DE FINALIDAD: La recepción de la información solicitada por la Iglesia para sus fines eclesiásticos y el desarrollo de su objeto social obedece a las finalidades expuestas en la presente política sin perjuicio de lo reglado en la Constitución y la ley. No obstante, es requisito indispensable para la plena validez de la autorización que el encargado de la recepción de la información indique al titular la finalidad de la obtención de la información previa o concomitantemente con el otorgamiento de la autorización.

PRINCIPIO DE CIRCULACIÓN RESTRINGIDA: El tratamiento de la información se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos junto a los principios de temporalidad de la información y finalidad. Los datos personales, salvo la información pública y el material audiovisual autorizado para difusión, no podrán ser consultados ni analizados por medios de comunicación masiva no autorizados, siendo entonces las sedes de la Iglesia Episcopal en Colombia los únicos puntos de atención y consulta para los titulares o los demás autorizados por la ley.

PRINCIPIO DE TEMPORALIDAD DE LA INFORMACIÓN: La información del titular será tratada siempre y cuando se encuentre vigente la finalidad por la cual se requirió la información. En caso de agotamiento y/o cumplimiento de la finalidad, la Iglesia suprimirá los datos de sus bases y/o registros, garantizando al titular en todo momento la seguridad y confidencialidad de su información.

PRINCIPIO DE INTERPRETACIÓN INTEGRAL DE DERECHOS CONSTITUCIONALES: La presente política se interpretará de manera integral y armónica con los derechos constitucionales, como son el hábeas data, el derecho al buen nombre, el derecho a la honra, el derecho a la intimidad, derecho a la información y los demás derechos constitucionales aplicables, con la finalidad de garantizar de manera permanente a los titulares la transparencia del tratamiento, así como del responsable.

PRINCIPIO DE SEGURIDAD: La información que conforma nuestras bases de datos cuentan con las medidas técnicas necesarias para garantizar la seguridad de los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta o uso no autorizado. En el caso de los datos obtenidos mediante sistemas de vigilancia, el personal encargado se encuentra sujeto a una cláusula de confidencialidad que garantiza el adecuado tratamiento.

PRINCIPIO DE CONFIDENCIALIDAD: La Iglesia Episcopal en Colombia como responsable del tratamiento de la información obtenida legalmente, garantiza la reserva de la información inclusive después de finalizado el objeto por el cual se requirió la información.

PRINCIPIO DE LIBERTAD: El Tratamiento de la información sólo puede ejercerse por la Iglesia siempre y cuando el titular otorgue la autorización bajo consentimiento, previo, expreso e informado del Titular.

PRINCIPIO DE TRANSPARENCIA: Se garantiza al titular el derecho a obtener de la Iglesia como responsable del Tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de su información, prueba o revocación de la autorización, así como la asistencia en los procedimientos de petición, consulta y reclamo según la naturaleza del dato.

CAPITULO III – RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE LAS BASES DE DATOS

ARTÍCULO 4 – IDENTIFICACIÓN RESPONSABLE TRATAMIENTO: La Iglesia Episcopal en Colombia junto con el personal y/o representantes son responsables del tratamiento de datos que la Iglesia recolecta, almacena, procesa, utiliza, circula, actualiza, y elimina en el desarrollo a las actividades realizadas.

La Iglesia tiene la calidad de responsable del tratamiento, y a través de la presente política se permite informar sus datos de identificación:

Razón social: IGLESIA EPISCOPAL EN COLOMBIA

Número de Identificación Tributaria: 860.010.366-3

Domicilio principal: Calle 51 No. 6-19 de Bogotá D.C.

Correo electrónico: diocesiscolombia@gmail.com

Teléfono: +57 3209907669.

CAPITULO IV – FINALIDADES Y TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES

ARTÍCULO 5 – FINALIDADES Y PERMISOS DE TRATAMIENTO: La iglesia Episcopal en Colombia en el desarrollo de su actividad religiosa y objeto. El Tratamiento y Protección de datos personales de los Titulares de la Información serán recolectados, almacenados, procesados, usados, circulados, transferidos, transmitidos, compartidos y/o suprimidos, de conformidad con el vínculo contractual que se haya establecido, en las siguientes bases de datos y con la finalidad indicada para cada una de ellas:

Operación y Difusión:

Efectuar las gestiones y dar cumplimiento de los objetivos misionales de la Iglesia.

Gestionar trámites (peticiones, solicitudes, quejas, reclamos).

Efectuar encuestas de satisfacción de los servicios ofrecidos por la Iglesia.

Transmitir y/o transferir los datos personales con otras entidades, aliados y/o proveedores vinculados para el desarrollo de actividades, políticas públicas o desarrollo de contratos, convenios o alianzas y en general para el desarrollo de cualquier actividad que la Iglesia adelante en forma conjunta con ellos, en el marco de sus funciones.

Suministrar información de contacto a cualquier tercero con el cual la Iglesia, tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades misionales o de apoyo.

Contactar al titular para realizar confirmación de datos personales, necesarios para la prestación del servicio.

Contactar al titular para el envío de información de interés relacionada con la prestación del servicio.

Dar cumplimiento a las obligaciones contraídas por la Iglesia, con el Titular de la Información, con relación al pago de salarios, prestaciones sociales y demás retribuciones consagradas en el contrato de trabajo o según lo disponga la ley.

Identificar población objeto de atención por parte de la Iglesia.

Promover la inclusión de la población objeto de atención por parte de la Iglesia.

Realizar invitaciones para estudios de mercado de proveedores.

Capturar, almacenar y publicar registros fotográficos, audiovisuales y de voz en redes sociales oficiales (Facebook, Instagram, YouTube, etc.), sitios web, revistas diocesanas, boletines y medios impresos institucionales, con el fin de realizar difusión de actividades pastorales, litúrgicas, sacramentales y mantener el registro histórico de la Iglesia.

Empleados y Contratistas:

Vincular a los empleados desde el periodo de prueba.

Ejecutar las actividades necesarias para dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, en cumplimiento de la legislación laboral y la demás legislación vigente y aplicable con relación con el tratamiento de información personal de los empleados y exempleados de la Iglesia.

Cumplir con los objetivos y actividades establecidas en el Plan Institucional de Capacitación.

Liquidar la nómina del personal y de los exfuncionarios de la Iglesia.

Gestionar la cadena presupuestal y contable de la Iglesia, para la emisión de pagos, certificados, tributarios, ingresos, retenciones y relaciones de pagos.

Realizar actividades administrativas relacionadas con la entidad, expedición de carné, registro de huella para acceso a instalaciones en institucionales en donde llegase a ser requerido, asignación de usuarios para acceso a los recursos tecnológicos institucionales, etc.

Evidenciar mediante el registro fotográfico o grabación de video, la asistencia a eventos realizados por la Iglesia, así como el uso de su imagen para publicaciones institucionales y materiales de difusión de las actividades en las que participe en representación o como apoyo de la Iglesia.

Expedir certificados de los contratos ejecutados con la Iglesia.

Cumplir las normas aplicables a proveedores y contratistas.

Desempeñar los aspectos relacionados con las etapas de contratación.

PARÁGRAFO. En las actividades con los empleados se encuentra como lo es la gestión de nómina, gestión administrativa y contable, afiliación al sistema general de seguridad social, aplicación de pruebas, fichas, matrices de seguimiento, entre otras actividades requeridas en el marco del SG-SST, registro de videovigilancia enfocado a la seguridad de los trabajadores, contactar a su contacto de emergencia, entre otras que tengan relación con el cumplimiento de las obligaciones contraídas por la Iglesia con el titular de la información. Adicionalmente se tendrá por finalidad el ofrecimiento de programas de bienestar corporativo y así como las actividades empresariales dirigidas al titular como a sus beneficiarios (hijos, cónyuge o compañero permanente, padres).

Terceros Interesados:

Dar cumplimiento de aspectos tributarios y legales ante entidades públicas y regulatorias.

Controlar y registrar contablemente las obligaciones contraídas con los proveedores, terceros y los contratistas.

Administrar y gestionar las actividades contables, tributarias y financieras de la Iglesia.

Transmitir y/o transferir los datos personales a terceros con los cuales la Iglesia tenga relación operativa o contractual para el cumplimiento de las funciones que estén establecidos a cargo de la Institución en las leyes vigentes y aplicables, cuando aplique.

PARÁGRAFO. Por lo tanto, para las finalidades aquí detalladas, la Iglesia Episcopal en Colombia podrá:

Obtener, conocer, almacenar, compilar, actualizar, procesar, intercambiar, recolectar reproducir y/o disponer de la información de manera total o parcial suministrada por los titulares mediante la debida autorización, en una o varias bases de datos y en los formatos que para cada caso se estime convenientes.

Organizar, clasificar, seleccionar, separar o desglosar la información suministrada por el titular de la información.

En el eventual caso en que la Iglesia no se encuentre en capacidad de realizar el tratamiento de datos por sus propios medios, podrá transferir los datos recopilados para que sean tratados por un tercero, previa notificación a los titulares de la información. El nuevo encargado del tratamiento de los datos personales deberá garantizar condiciones idóneas de confidencialidad y seguridad de la información transferida para el tratamiento.

Analizar, estudiar y utilizar la información suministrada por los titulares para el desarrollo de capacitaciones, actividades de integración.

Analizar, estudiar y utilizar la información suministrada por los titulares para el desarrollo de actividades promocionales.

Transferir la información suministrada por el titular, en caso de inconsistencias en el cumplimiento de las obligaciones de pago; sin perjuicio de menoscabar el debido proceso de notificación de mora y el principio de reserva legal.

CAPITULO V – AUTORIZACIÓN

ARTÍCULO 6 – AUTORIZACIÓN: La Iglesia Episcopal en Colombia, recolectará los datos personales de los Titulares de la Información que son requeridos para el desarrollo de su objeto social y les da el tratamiento necesario para cumplir los compromisos contractuales con cada Jurisdicción Eclesiástica (Iglesias, misiones, estaciones de predicación), reverendos, laicos, empleados, proveedores, contratistas, y partes interesadas, con las finalidades que se señalan en la presente Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales.

Para la recolección de los datos personales, la Iglesia, solicitará la autorización de los Titulares de la información de conformidad con el modelo de autorización, que constituye un anexo del presente documento. El responsable del Tratamiento, al momento de solicitar al Titular la autorización, deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente:

El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo.

El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes.

Los derechos que le asisten como Titular.

La identificación, dirección física o electrónica y teléfono del Responsable del Tratamiento.

El Responsable del Tratamiento deberá conservar prueba de la autorización y de la información suministrada para su obtención. Así mismo, debe entregar copia de la autorización al Titular cuando la solicite.

Con el fin de mantener actualizada la información que reposa en sus bases de datos, la Iglesia, consultará, complementará y/o actualizará los datos personales, a través de bases de datos manejadas por diferentes operadores, con el debido cumplimiento de la normatividad aplicable.

ARTÍCULO 7 – AUTORIZACIÓN PARA EL TRATAMIENTO DE IMÁGENES RECOPILADAS POR EL SISTEMA DE VIGILANCIA Y REGISTROS EN EVENTOS:

Debido a que las actividades de monitoreo y observación podrán ser realizadas por el sistema de vigilancia con el que cuente la Iglesia Episcopal en Colombia y a la naturaleza de dato personal otorgada a las imágenes captadas por estos sistemas, se requiere la autorización de manera libre, expresa, previa e informada del titular en el caso de los cleros, laicos, clientes, empleados, contratistas, proveedores, aliados estratégicos.

Sin embargo, el sistema de vigilancia y los equipos fotográficos al encontrarse implementados y utilizados en espacios de la Iglesia, cuentan con diversos avisos distintivos en el ingreso de las sedes y recintos de eventos de la Iglesia, los cuales contienen el aviso de privacidad, con la finalidad de informar y obtener la autorización mediante conducta inequívoca de las diferentes personas que acudan a las sedes de la Iglesia, tanto para fines de seguridad como para fines de registro y publicación institucional de actividades.

ARTÍCULO 8 – PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES DE MENORES DE EDAD Y ADOLESCENTES: El tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes será realizado respetando sus derechos y garantías fundamentales, asegurando el uso adecuado de los mismos así:

Que responda y respete el interés superior de los niños, niñas y adolescentes.

Que se asegure el respeto de sus derechos fundamentales.

Cumplidos los anteriores requisitos, el representante legal del niño, niña o adolescente otorgará la autorización previo ejercicio del menor de su derecho a ser escuchado, opinión que será valorada teniendo en cuenta la madurez, autonomía y capacidad para entender el asunto. Esta autorización expresa será indispensable para la publicación de fotografías o videos donde los menores sean claramente identificables. En ausencia de dicha autorización expresa, las imágenes de los menores no podrán ser publicadas o deberán ser editadas para ocultar sus rostros.

Todo responsable y encargado involucrado en el tratamiento de los datos personales de niños, niñas y adolescentes, deberá velar por el uso adecuado de los mismos.

ARTÍCULO 9 – REVOCATORIA DE AUTORIZACIÓN: Los titulares podrán en todo momento solicitar la supresión de sus datos personales, la eliminación de fotografías publicadas en medios digitales, y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante la presentación de una solicitud dirigida a la Iglesia Episcopal el Colombia, siguiendo el trámite dispuesto para consultas y reclamos establecidos en el capítulo VII de la presente política.

PARÁGRAFO PRIMERO: La solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederá cuando el Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.

PARÁGRAFO SEGUNDO: Los consentimientos obtenidos para las finalidades reportadas al titular son independientes, por lo cual se podrá revocar el consentimiento respecto de una finalidad, sin que se vea afectado el cumplimiento de las demás.

ARTÍCULO 10 – SITUACIONES DONDE NO SE REQUIERE AUTORIZACIÓN EXPRESA DEL TITULAR PARA SU EFECTIVO TRATAMIENTO: La autorización del Titular no será necesaria cuando se trate de: a) Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial. b) Datos de naturaleza pública. c) Casos de urgencia médica o sanitaria. d) Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos. e) Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

CAPITULO VI – DERECHOS DEL TITULAR

ARTÍCULO 11 – DERECHOS DEL TITULAR EN EL MARCO CONSTITUCIONAL: El titular de la información cuenta con los siguientes derechos constitucionales:

Derecho al hábeas data.

Derecho al buen nombre.

Derecho a la honra.

Derecho a la intimidad personal y familiar.

Derecho a la información.

Los demás derechos constitucionales aplicables

En virtud de los derechos fundamentales antes enunciados, el titular de la información tiene derecho a:

Ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud conforme el procedimiento establecido en esta política, todo lo relacionado al origen, copia de la autorización, uso y finalidad de sus datos personales.

Presentar quejas y reclamos frente al responsable del tratamiento, consistentes en: (i) Reclamo de corrección, actualización, rectificación o modificación de datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados o que induzcan a error. (ii) Reclamo de supresión de información por tratamiento inadecuado o no autorizado (incluyendo la remoción de imágenes en plataformas digitales). (iii) Reclamo de revocación de información con el propósito de dejar sin efecto la autorización otorgada.

ARTÍCULO 12 – MARCO LEGAL EN MATERIA DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES EN GENERAL: Son derechos de cualquier titular de información en el marco de los procesos inmersos en la actividad de la Iglesia Episcopal en Colombia:

Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables del Tratamiento o Encargados del Tratamiento. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.

Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del Tratamiento salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el Tratamiento.

Ser informado por el responsable del Tratamiento o el Encargado del Tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les ha dado a sus datos personales.

Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la presente ley y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen.

Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato (incluida la imagen fotográfica) cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el Tratamiento el responsable o Encargado han incurrido en conductas contrarias a esta ley y a la Constitución.

Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.

ARTÍCULO 13 – PERSONAS A QUIENES SE LES PUEDE SUMINISTRAR LA INFORMACIÓN: De conformidad con lo autorizado por la ley, la información personal recolectada como requisito para el desarrollo de las actividades de la Iglesia Episcopal en Colombia, será entregada de manera escrita mediante el procedimiento previsto en el capítulo VII de la presente política, a las siguientes personas:

Los derechos de los Titulares podrán ejercerse por las siguientes personas:

Por el Titular, quien deberá acreditar su identidad adjuntando copia del documento de identidad (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cedula de extranjería, pasaporte, Permiso de protección temporal), junto con la respectiva exhibición del documento original.

Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad adjuntando copia del documento de identidad (cédula de ciudadanía, tarjeta de identidad, cedula de extranjería, pasaporte, Permiso de protección temporal) con la respectiva exhibición del documento original, registro civil de defunción del titular, número del documento de identidad del Titular.

Por el representante y/o apoderado del Titular deberán acreditar tal calidad adjuntando copia del documento de identidad (cédula de ciudadanía, cedula de extranjería, pasaporte, Permiso de protección temporal) con la respectiva exhibición del documento original, poder debidamente conferido con presentación personal ante notario público.

Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos.

ARTÍCULO 14 – ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS Y RECLAMOS: En virtud del principio de transparencia el titular podrá realizar peticiones, consultas y reclamos con el fin de ejercer sus derechos constitucionales y legales. Razón por la cual la Iglesia Episcopal en Colombia, designó el área administrativa como la encargada de dar atención al usuario como responsable de la atención de peticiones, consultas y reclamos junto con la asistencia virtual por medio del correo electrónico diocesiscolombia@gmail.com.

CAPITULO VII – PROCEDIMIENTOS

ARTÍCULO 15 – PROCEDIMIENTO PARA EJERCER EL DERECHO DE CONSULTA: El Titular de la información o los autorizados por la ley podrán ejercitar los derechos de reclamo sobre sus datos mediante comunicación dirigida a la Iglesia Episcopal en Colombia, teniendo en cuenta para la consulta los siguientes parámetros:

a) Fecha de radicación
b) Referencia «Consulta para la protección de datos personales»
c) Descripción de los hechos que den lugar a la consulta
d) Descripción de la petición
e) Relación de pruebas que pretenda sean tenidas en cuenta.
f) Dirección de notificación física y/o electrónica.
g) Firma del titular especificando su documento de identidad (cédula de ciudadanía, cedula de extranjería, pasaporte, Permiso de protección temporal) y adicionalmente anexar copia del documento de identidad (cédula de ciudadanía, cedula de extranjería, Permiso de protección temporal, pasaporte).
h) En caso de solicitud por un causahabiente deberá firmar la solicitud y adicionalmente anexar copia del documento de identidad (cédula de ciudadanía, cedula de extranjería, Permiso de protección temporal, pasaporte), copia de registro civil de defunción del titular, número del documento de identidad del Titular.
i) En caso de solicitud por medio de apoderado anexar copia autentica de poder especial junto con documento de identidad que acredite tal condición.

La petición de la consulta debe ser enviada al correo diocesiscolombia@gmail.com especificando en asunto: Consulta para la protección de datos personales en compañía del nombre del solicitante.

ARTÍCULO 16 – TÉRMINOS DE RESPUESTA FRENTE AL DERECHO DE CONSULTA: La consulta será atendida de fondo en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la confirmación de recibido del correo electrónico. Cuando no fuera posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, por el mismo medio los argumentos que explican el retraso y señalando la fecha en que se atenderá su petición siendo esta no superior a cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de que el escrito resulte incompleto, por medio del correo electrónico se requerirá al interesado para que subsane las inconsistencias de la solicitud. Transcurrido dos meses desde la fecha del requerimiento, sin que el interesado presente la información requerida, se entenderá que ha desistido de la reclamación.

Una vez cumplidos los términos señalados por la Ley 1581 de 2012 y las demás normas complementarias, el Titular al que se deniegue, total o parcialmente, el ejercicio de los derechos de acceso, actualización, rectificación, supresión y revocación podrá poner su caso en conocimiento de la Superintendencia de Industria y Comercio.

En caso de requerirse copias físicas, el titular y/o solicitante deberá asumir los gastos de reproducción y envió.

ARTÍCULO 17 – PROCEDIMIENTO PARA EJERCER EL DERECHO DE RECLAMO Y/O QUEJA: Los titulares, causahabientes, tercero autorizado o apoderado del titular que consideren que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en esta política y en la ley, podrán presentar un reclamo el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

a) Fecha de radicación
b) Referencia «Reclamo / Queja para la protección de datos personales»
c) Descripción de los hechos que den lugar a la consulta
d) Descripción de la petición
e) Relación de pruebas que pretenda sean tenidas en cuenta.
f) Dirección de notificación física y/o electrónica.
g) Firma del titular especificando su documento de identidad (cédula de ciudadanía, cedula de extranjería, pasaporte, Permiso de protección temporal) y adicionalmente anexar copia del documento de identidad (cédula de ciudadanía, cedula de extranjería, Permiso de protección temporal, pasaporte).
h) En caso de solicitud por un causahabiente deberá firmar la solicitud y adicionalmente anexar copia del documento de identidad (cédula de ciudadanía, cedula de extranjería, Permiso de protección temporal, pasaporte), copia de registro civil de defunción del titular, número del documento de identidad del Titular.
i) En caso de solicitud por medio de apoderado anexar copia autentica de poder especial junto con documento de identidad que acredite tal condición.

La presentación del reclamo y/o inconformidad debe ser enviada al correo electrónico diocesiscolombia@gmail.com especificando en asunto: Reclamo para la protección de datos personales en compañía del nombre del solicitante.

ARTÍCULO 18 – TÉRMINOS DE RESPUESTA FRENTE AL DERECHO DE RECLAMO Y/O QUEJA: El término máximo para atender la petición de reclamo y/o queja será de quince (15) días hábiles contados a partir de la confirmación de recibido del correo electrónico. Cuando no fuera posible atender la petición dentro de dicho término, se informará al interesado por el mismo medio los argumentos que explican el retraso y señalando la fecha en que se atenderá su petición siendo esta no superior a ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

En caso de requerirse copias físicas, el titular y/o solicitante deberá asumir los gastos de reproducción y envió.

CAPITULO VIII – MEDIDAS DE SEGURIDAD

ARTÍCULO 19 – MEDIDAS DE SEGURIDAD IMPLEMENTADAS: Con el propósito de cumplir con el principio de seguridad, la Iglesia ha implementado medidas técnicas y administrativas necesarias para garantizar la seguridad de la información legalmente obtenida evitando con ello su adulteración, pérdida, uso y/o acceso no autorizado. Dentro de las medidas implementadas encontramos:

(i) Acceso restringido al sitio físico y/o digital donde se almacenan los datos.

(ii) Suscripción de acuerdos de confidencialidad con cada uno de los colaboradores de la Iglesia Episcopal en Colombia.

(iii) En caso de bases de datos que no se encuentran automatizadas, la Iglesia realiza la administración de archivo según la clasificación de tiempo establecido, uso, naturaleza y ciclo vital.

(iv) En caso de bases de datos que no se encuentran automatizadas, la Iglesia incentiva en sus colaboradores el cumplimiento de las cualidades de los archivistas.

(v) En caso de bases de datos que no se encuentran automatizadas, la Iglesia ha dispuesto de elementos de archivo y almacenamiento que faciliten y garanticen de manera segura la custodia, ubicación y acceso restringido a la información.

(vi) En caso de bases de datos automatizadas, la Iglesia podrá incluir dentro de su presupuesto anual la contratación de una empresa que apoya el mantenimiento de unidades de cómputo, compra de software en páginas oficinales, instalación de programas de control de virus y accesos no autorizados.

(vii) En caso de bases de datos automatizadas, la Iglesia podrá en compañía de los profesionales encargados del área de sistemas implementar mecanismos de identificación y autenticación mediante la asignación de usuarios, contraseñas y almacenamiento cifrado.

(viii) En caso de bases de datos automatizadas, la Iglesia ha adquirido servicio de internet mediante compañía legalmente reconocida, por lo cual los computadores de la Iglesia se encuentran conectados a una red segura.

(ix) En caso de bases de datos automatizadas, la Iglesia en compañía de los profesionales encargados del área de sistemas podrá implementar un mecanismo de cifrado en los dispositivos portátiles, para los casos en donde algún colaborador deba desarrollar actividades en modalidad de trabajo en casa.

(x) En caso de que dentro de las actividades de la Iglesia se deba desplazar a nivel interno el conocimiento de información y/o soportes, dicha movilización debe contar con autorización expresa del superior jerárquico de quien requiera dicho acceso.

(xi) La administración en compañía de los profesionales encargados del área de sistemas podrá contar con una lista actualizada de usuarios y accesos autorizados a cada uno de los equipos de cómputo disponible en las sedes de la Iglesia.

(xii) Socialización al personal de la Iglesia de las obligaciones, deberes y derechos descritos en las normas que regulan la protección de los datos personales, así como una correcta divulgación de las consecuenticas de su incumplimiento.

(xiii) La Iglesia en compañía de los profesionales encargados del área de sistemas podrá realizar copias de respaldo y recuperación de datos.

CAPITULO VIII – VIGENCIA

ARTÍCULO 20 – VIGENCIA: La presente política entra en vigor a partir del día Date de 2025, siendo aprobada por el representante legal de la Iglesia Episcopal en Colombia, con vigencia indefinida.

Las bases de datos en las que se registrarán los datos personales de los titulares tendrán una vigencia igual al tiempo en que se mantenga y utilice la información para las finalidades descritas en esta política. Una vez se cumplan esas finalidades y siempre que no exista un deber legal o contractual de conservar su información, sus datos serán eliminados de nuestras bases de datos.

Cualquier cambio sustancial en las políticas de tratamiento, serán comunicados oportunamente a los titulares de los datos personales de una manera eficiente, antes de implementar las nuevas políticas. La presente política será revisada y actualizada cuando se estime necesario.

CAPITULO IX – ANEXOS

ANEXO 1

AVISO DE PRIVACIDAD Y TOMA DE IMÁGENES

De conformidad con lo dispuesto en la Ley Estatutaria 1581 del 2012 y demás normas concordantes sobre la Protección de Datos Personales, la Iglesia Episcopal en Colombia, como responsable del Tratamiento de Datos personales ha implementado mecanismos para que los titulares de la información personal puedan ejercer los derechos a conocer, actualizar, rectificar, suprimir y revocar la autorización que reposa en nuestras bases de datos.

También le informamos que, al ingresar a este recinto, usted podrá estar siendo video grabado por las cámaras de seguridad de la Iglesia. Asimismo, durante las liturgias y eventos institucionales se realizan registros fotográficos y audiovisuales.

Al ingresar a estas instalaciones y participar en nuestras actividades, usted autoriza de manera inequívoca la captura de su imagen, voz y datos biométricos.

Las imágenes captadas por cámaras de seguridad serán utilizadas para su seguridad, y la atención de cualquier incidente que ocurra dentro de nuestras instalaciones. Los registros fotográficos y de video de los eventos podrán ser utilizados para difusión institucional, registro histórico y publicaciones en las redes sociales, página web y medios impresos oficiales de la Iglesia.

Al suministrar sus datos y/o permitir la captura de su imagen, autoriza a la Iglesia a tratarlos con las siguientes finalidades operativas:

Efectuar las gestiones y dar cumplimiento al desarrollo de los objetivos misionales de la Iglesia.

Facilitar la implementación y materialización de programas en complimiento de mandatos legales.

Gestionar trámites (peticiones, solicitudes, quejas, reclamos).

Efectuar encuestas de satisfacción de los servicios ofrecidos por la Iglesia.

Suministrar información de contacto a cualquier tercero con el cual la Iglesia tenga un vínculo contractual para el desarrollo de actividades misionales o de apoyo.

Contactar al titular para realizar confirmación de datos personales, necesarios para la prestación del servicio.

Contactar al titular para el envío de información de interés relacionada con la prestación del servicio.

Identificar población objeto de atención por parte de la Iglesia.

Promover la inclusión de la población objeto de atención por parte de la Iglesia.

Realizar invitaciones para estudios de mercado de proveedores.

Capturar, almacenar y publicar registros fotográficos, audiovisuales y de voz en redes sociales y medios de comunicación oficiales de la Iglesia.

Si requiere conocer más sobre nuestra Política para el tratamiento de datos personales y los cambios que se produzcan en ella, lo invitamos a consultar nuestra página web XXXXXXXXXXX

Si desea presentar una consulta o reclamo relacionado con sus datos personales, o solicitar la remoción de una imagen suya publicada en nuestras plataformas, puede hacerlo poniéndose en contacto por medio del correo electrónico diocesiscolombia@gmail.com y los canales de atención gratuitos que la Iglesia pueda habilitar y que se puedan consultar en su página web.

ANEXO 2

MODELO DE AUTORIZACIÓN WEB

Con el registro de la información autorizo a la Iglesia Episcopal en Colombia dar tratamiento de los datos personales registrados, incluyendo mi imagen para uso institucional y difusión, conforme a la Ley 1581 de 2012 y la Política de Tratamiento y Protección de datos personales.

Tenga en cuenta que la Iglesia puede compartir públicamente información anonimizada producto de caracterizar los datos con el objetivo de fortalecer el conocimiento y análisis del sector. Es responsabilidad del titular que la información suministrada sea veraz, precisa y los datos registrados comprobables.

Categoría Especial de Información

Sin perjuicio del tipo de datos personales registrados, autorizo a la Iglesia el tratamiento de datos personales sensibles tales como el origen racial o étnico, biométricos (imágenes), aspectos socio económicos y situaciones de vulnerabilidad al tenor de lo dispuesto en el artículo 6 de la Ley 1581 de 2012.

Asimismo, autorizo expresamente para tratar los datos personales y utilizar la imagen en fotografías y videos de mis beneficiarios menores de edad, en calidad de Representante Legal o Tutor de ellos, para fines de registro y difusión institucional, obedeciendo exclusivamente al interés superior del menor y finalidad de su recolección.

Consulte nuestra política de tratamiento en la página web xxxxxxxx.

ANEXO 3

MODELO AUTORIZACIÓN DOCUMENTOS FÍSICOS Y DE IMAGEN

Autorizo de manera libre, consciente y expresa a la Iglesia Episcopal en Colombia para dar tratamiento a mis datos personales aquí registrados, así como a capturar y utilizar mi imagen (fotografías, videos) y voz para su publicación en redes sociales, páginas web y materiales impresos con fines de difusión de actividades institucionales y pastorales, conforme a la Ley 1581 de 2012 y la política de tratamiento y protección de datos personales. Esta autorización incluye explícitamente la posibilidad de publicar dicho material audiovisual.

Consulte nuestra política de tratamiento en la página web: xxxxxx

ANEXO 4

DIRECTRIZ OBLIGATORIA DE PROPIEDAD INTELECTUAL Y DERECHOS DE AUTOR

Prohibición de Uso de Material No Autorizado: Queda estrictamente prohibido descargar, copiar o utilizar imágenes, fotografías, ilustraciones, vectores, música o cualquier otro material protegido por derechos de autor desde buscadores generales (como Google Imágenes), redes sociales (como Pinterest), o cualquier plataforma sin verificar y contar con la licencia explícita que permita su uso institucional. La etiqueta de «Descarga gratis» en internet no constituye una licencia válida para su uso por parte de la Iglesia.

Fuentes Autorizadas: Todo material gráfico, audiovisual o sonoro utilizado en publicaciones impresas o digitales oficiales de la Iglesia (incluyendo redes sociales, sitio web y revistas) debe provenir exclusivamente de:

Creaciones propias del equipo o contratistas de la Iglesia, asegurando los respectivos contratos de cesión de derechos patrimoniales y autorizaciones de imagen.

Bancos de recursos con licencia libre de regalías para uso comercial y sin necesidad de atribución (Creative Commons Zero – CC0).

Plataformas o bancos de imágenes pagos mediante una licencia comercial o corporativa válida y vigente adquirida expresamente por la Iglesia.

Responsabilidad: El incumplimiento de esta directriz que derive en reclamos, requerimientos o sanciones legales por infracción a los derechos de autor será responsabilidad de quien haya incorporado el material infractor, constituyendo una falta grave a los procedimientos internos de la institución.

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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES Y USO DE IMAGEN

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